Gute Leadlisten

Beginnen Sie mit der Aufgabe, die Ihr Angebot löst. Ein regionaler Wartungsbetrieb braucht beispielsweise ein passendes Leistungsgebiet und geeignete Anlagen; ein Softwareanbieter möglicherweise eine bestimmte betriebliche Anwendung. Der Branchenname allein beschreibt die Zielgruppe häufig zu grob.

Formulieren Sie einen kurzen Suchauftrag: Wir suchen Unternehmen mit dieser Tätigkeit, in diesem Gebiet und mit diesen Voraussetzungen. Ergänzen Sie Ausschlüsse wie Bestandskunden, Wettbewerber oder ungeeignete Geschäftsmodelle. Unterscheiden Sie Pflichtmerkmale von Angaben, die lediglich hilfreich wären.

Firmenwebsites zeigen Leistungen und Standorte. Registerinformationen helfen bei der eindeutigen Zuordnung des Unternehmens. Verzeichnisse liefern weitere Kandidaten; Stellenanzeigen geben Hinweise auf Tätigkeiten oder Veränderungen. Gleichen Sie zentrale Angaben möglichst mit der Unternehmensquelle ab.

Halten Sie Quelle und Recherchedatum fest. Eine Telefonnummer aus einem alten Verzeichnis oder eine längst geschlossene Stellenanzeige sollte nicht ungeprüft übernommen werden. Das Impressum dient der Identitäts- und Datenprüfung; es enthält keine allgemeine Werbeerlaubnis.

Welche Funktion beschäftigt sich mit der Aufgabe, die Sie ansprechen möchten? Das kann der Einkauf, eine Fachabteilung oder die Geschäftsführung sein. Recherchieren Sie anschließend, ob sich eine konkrete Zuständigkeit belegen lässt.

Fehlt ein belastbarer Name, tragen Sie die gesuchte Rolle ein und kennzeichnen die Zuständigkeit als offen. Eine vermutete E-Mail-Adresse oder Durchwahl wirkt vollständig, kann aber die spätere Ansprache in die falsche Richtung führen.

Stimmen Sie die Felder vor Beginn der Recherche mit dem Vertrieb ab. Jedes Feld sollte eine Aufgabe erfüllen. Eine kurze Auswahlbegründung ist oft hilfreicher als viele Zusatzdaten, die niemand verwendet.

Ein mögliches Grundschema enthält Unternehmensname, Website, Standort, Tätigkeit, Telefonnummer, gesuchte Funktion, bestätigten Ansprechpartner, Quelle, Recherchedatum und Status. Ergänzen Sie ein Feld für offene Fragen.

Beispiel für eine sachliche Notiz: „Bietet Metallbearbeitung am Standort Dortmund an; Leistungsbeschreibung auf der Firmenwebsite geprüft. Zuständigkeit für externe Wartung noch offen.“ So sind der belegte Sachverhalt und die nächste Frage sofort erkennbar.

Ein Unternehmen kann mit mehreren Schreibweisen, Domains oder Standorten in Ihrer Recherche erscheinen. Definieren Sie, wann zwei Datensätze zum selben Kontakt gehören. Bei Unternehmensgruppen genügt die Domain allein dafür nicht immer.

Gleichen Sie die Auswahl mit Bestandskunden, laufenden Kontakten und Sperrlisten ab. Legen Sie fest, wie Niederlassungen behandelt werden. Zum Abschluss prüfen Sie Pflichtfelder, Quellen und verständliche Statusangaben. „Recherchiert“ und „zur Ansprache geprüft“ sollten unterschiedliche Stände bezeichnen.

Vor einer Ansprache müssen Kanal und rechtliche Voraussetzungen gesondert beurteilt werden. Bei B2B-Telefonwerbung ist insbesondere die zumindest mutmaßliche Einwilligung nach § 7 UWG relevant. Bei personenbezogenen Daten kommen die Anforderungen der DSGVO hinzu, etwa Rechtsgrundlage, Transparenz und Widerspruch. Details erläutert unser Ratgeber zur Zulässigkeit von Kaltakquise als allgemeine Information, nicht als Rechtsberatung.

Beschränken Sie die Daten auf das, was Sie für den festgelegten Zweck benötigen. Private Informationen oder persönliche Details ohne nachvollziehbaren Bezug gehören nicht in eine Vertriebsdatei. Legen Sie auch fest, wann veraltete oder nicht mehr benötigte Angaben überprüft und gelöscht werden. Eine Leadliste braucht Pflege, nicht nur einen Erstellungszeitpunkt.

Vereinbaren Sie das Format mit dem Team, das die Daten nutzt. Bei Excel oder CSV müssen Spalten und Status verständlich sein; bei einem CRM-Import zusätzlich die Feldzuordnung und Dublettenbehandlung. Prüfen Sie zunächst eine kleine Auswahl, bevor Sie einen größeren Bestand importieren.

Rückmeldungen aus der Ansprache gehören zurück in die Recherche: eine andere Zuständigkeit, ein unpassender Standort oder ein neues Ausschlussmerkmal. So wird die nächste Liste genauer. Unsere Leadgenerierung unterstützt Sie vom Zielkundenprofil bis zur strukturierten Übergabe. Recherchevorhaben besprechen.