Gute Gespräche

Legen Sie Zielgruppe, Gesprächsanlass und Qualifizierungskriterien fest. Prüfen Sie auch die rechtliche Grundlage des einzelnen Anrufs. Ein passender Branchenbezug allein genügt nicht. Die allgemeinen Unterschiede zwischen Telefon und E-Mail erklärt unser Ratgeber zur Kaltakquise-Rechtslage.

Für die Gesprächsvorbereitung genügen wenige, gut geklärte Punkte: Was bieten Sie an? Welche Aufgabe lösen Sie? Welche Fragen kann die anrufende Person beantworten? Welche übernimmt später der Fachvertrieb? Halten Sie auch fest, welche Zusagen nicht freigegeben sind.

Nennen Sie Ihren Namen, das vertretene Unternehmen und den geschäftlichen Grund. Die angesprochene Person sollte schnell verstehen, worum es geht. Eine vollständige Unternehmenspräsentation gehört nicht an den Anfang.

Ein Formulierungsbeispiel für einen zuvor rechtlich geprüften Kontakt: „Guten Tag, mein Name ist … von …. Wir unterstützen Unternehmen bei …. Ich möchte klären, ob das Thema in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt.“ Passen Sie den Satz an den tatsächlichen Anlass an. Behaupten Sie keinen früheren Kontakt, wenn es keinen gab.

Wenn ein Austausch möglich ist, beginnen Sie bei der heutigen Situation. Fragen Sie beispielsweise: „Wie organisieren Sie diese Aufgabe aktuell?“ oder „Welcher Punkt ist Ihnen dabei besonders wichtig?“ Greifen Sie die Antwort auf, bevor Sie zur nächsten Frage wechseln.

Anschließend können Zeitpunkt und Entscheidungsweg relevant werden: „Wann beschäftigen Sie sich wieder damit?“ und „Wer wäre an einem weiteren Gespräch beteiligt?“ Nicht jede Information muss im ersten Telefonat bekannt sein. Dokumentieren Sie offene Punkte entsprechend.

Verbinden Sie Ihre Leistung mit dem, was tatsächlich angesprochen wurde. Ein passendes Argument ist hilfreicher als eine vollständige Aufzählung aller Funktionen. Bei offenen Fachfragen halten Sie fest, was Ihr zuständiger Kollege im Folgetermin klären soll.

„Wir haben bereits einen Anbieter“ beschreibt zunächst die aktuelle Situation. Erkennen Sie das an. Nur wenn weiterer Austausch gewünscht ist, lässt sich klären, ob überhaupt ein Thema offenbleibt. Ist der Zeitpunkt ungünstig, vereinbaren Sie einen Rückruf ausschließlich nach Abstimmung. Ein Werbewiderspruch gehört in die Sperrverarbeitung.

Eine Unterlagenbitte sollte konkretisiert werden: Welche Information wird gewünscht, an welche Adresse und zu welchem Thema? Werbliche E-Mails benötigen grundsätzlich vorherige ausdrückliche Einwilligung, sofern keine einschlägige Ausnahme greift. Das bloße Telefonat genügt nicht. Dokumentieren Sie die konkrete Bitte, ohne daraus eine allgemeine Erlaubnis für weitere Werbung zu machen.

Verschicken Sie anschließend nur den abgestimmten Inhalt. Ein umfangreiches Werbepaket mit zusätzlichen Angeboten passt nicht automatisch zu einer Bitte um ein einzelnes Datenblatt. Ebenso wenig entsteht daraus eine Newsletter-Anmeldung. Wenn eine Person lediglich das Gespräch beenden möchte und keine klare Einwilligung vorliegt, ist eine Werbe-E-Mail nicht die passende Fortsetzung.

Fassen Sie kurz zusammen: Was ist relevant? Welche Frage soll geklärt werden? Wer sollte teilnehmen? Stimmen Sie dann Format, Termin und Gesprächsziel ab. Ein Kalendereintrag wird nützlicher, wenn der Vertrieb seinen Anlass kennt.

Die Übergabenotiz enthält bestätigte Zuständigkeit, bekannten Bedarf, zeitliche Einordnung und offene Fragen. Trennen Sie Aussagen des Kontakts von eigenen Annahmen. Genau diese Vorbereitung gehört zu unserer Kaltakquise.

Prüfen Sie mit dem Vertrieb, welche Informationen in Folgeterminen gefehlt haben und welche Fragen zu früh gestellt wurden. Auch wiederkehrende Missverständnisse zeigen, wo der Einstieg verständlicher werden sollte.

Üben Sie neue Formulierungen zunächst im Team mit fiktiven Rollen. Gesprächsnotizen und Rückmeldungen aus Terminen liefern weitere Anhaltspunkte; echte Gespräche sollten nicht ungefragt aufgezeichnet werden. Sie möchten die Erstansprache vorbereiten? Erstgespräch mit Bitterbrunn vereinbaren.